Woche #14 – Frischer Wind für bestehende Angebote
Ein Projekt zeichnet sich unter anderem durch Einmaligkeit, Innovation und feste Start- und Endzeitpunkte aus. In der Welt der Freiwilligenagenturen wird der Projektbegriff nachweislich in den meisten Fällen falsch gebraucht, weil er oft für wiederkehrende oder kontinuierliche Aktionen genutzt wird. Beispiele dafür sind unter anderem (Lese-, Sprach- oder Impuls-)Patenschaften oder Nachbarschaftshilfen. Sinnvoller wäre es daher, von Aktionen oder Angeboten zu sprechen. Im Folgenden nutze ich daher den Ausdruck „Angebote“.
Jedes Angebot ist über einen bestimmten Zeitraum gewachsen. Oftmals arbeiteten verschiedene Personen daran. Das schlägt sich im kompletten Management des Angebots nieder. Wenn sich eine neue Person zukünftig um ein Angebot kümmern soll, etwa weil sich die jetzige haupt- oder ehrenamtliche Person neuen Aufgaben widmet oder aus verschiedenen Gründen nicht mehr zuständig sein wird, dann empfehle ich zwei Dinge:
Erstens soll die Person, die neu beauftragt ist, sich um ein Angebot zu kümmern, genügend Zeit haben, sich in alle Prozesse einzuarbeiten. Sie sollte ausreichend Chancen bekommen, Fragen zu stellen und sich so tief, wie es in einer bestimmten Zeitspanne möglich ist, mit allem Wichtigen auseinanderzusetzen. Nach der Einarbeitung sollte des Weiteren ein gewisser Zeitraum eingeplant werden, in dem die Person Routinen aufbaut. Ziel soll es sein, dass sie sich auskennt und versteht, worum es beim Management des Angebots geht.
Zweitens sollte die Person nach der Phase der Einarbeitung und dem Aufbau von Routinen die Möglichkeit erhalten, das Angebot und damit verbundene Prozesse kritisch zu hinterfragen. Es geht demnach nicht nur darum, die Person einfach ihrem neuen Aufgabenfeld zu überlassen, sondern sie aktiv dazu zu motivieren, das Aufgabenfeld selbst zu gestalten. Und alles Gestalten beginnt damit, das Bestehende zu überblicken und zu würdigen. Abläufe, Ausrichtungen, Zielgruppen, Werbung usw. können Gegenstand von nötigen Neuerungen sein.
Wenn das gelingt, werden Angebote über Jahre nicht nur einfach umgesetzt, sondern zusehends optimiert. Dieser damit einhergehende kontinuierliche Verbesserungsprozess kann auf vielen Ebenen Früchte tragen: Finanzierungen werden je nach neuen Gegebenheiten weiterhin sichergestellt oder sogar ausgebaut. Schwierigkeiten und Risiken der Angebote werden besser fokussiert und gemanagt. Schließlich kann das Angebot immer besser für verschiedene Zielgruppen, insbesondere die Freiwilligen, gestaltet werden, um so eine Fortsetzung des Angebots für die nächsten Jahre zu garantieren.
Für den frischen Wind, den ein neues Management mitbringen kann, braucht es freilich auch Mut, Willen und Strukturen. Bestehen diese Dinge jedoch, entwickelt sich nicht nur ein Angebot weiter, sondern die gesamte Freiwilligenagentur, weil die (Neu-)Gestaltung eines Angebots immer auch positive Auswirkungen auf alle weiteren Angebote, Projekte und Abläufe hat.
