Woche #12 – Ganz ohne geht es ja doch nicht

Oft genügt eine E-Mail, um zu informieren, anstatt viel Zeit für ein Meeting zu verschwenden. Das ist ein offenes Geheimnis. Aber Meetings sind oftmals einerseits nötig, andererseits können sie zu einem besseren Miteinander beitragen.

Nicht jedes Meeting lässt sich vermeiden. Planungs- und Entscheidungssitzungen müssen abgehalten werden. Sie sind meistens zu komplex für E-Mails. Bestimmte Meetings sind ferner rechtlich vorgeschrieben. Man denke nur an eine Mitgliederversammlung. Ganz kommt man von Meetings daher nicht weg. Und es gilt: Sind sie gut vorbereitet, erfüllen sie eine Vielzahl wichtiger Funktionen, etwa Austausch, Absprachen, das Treffen von Entscheidungen, Teambuilding, Rückmeldung und Wertschätzung.

Der Knackpunkt ist die Vorbereitung. Es gibt immer viel zu tun. Oftmals ist es daher schwer, sich passend auf ein Meeting einzustellen. Vonseiten der Organisation lässt sich das Problem lösen, indem Informationen zum Meeting mit ausreichend Vorlauf bereitgestellt werden und Zeit gegeben wird, sich mit ihnen zu befassen. Sind solche Rahmenbedingungen gegeben, gibt es keine Ausreden mehr, sich nicht mit dem anstehenden Meeting zu befassen. Erst die gründliche Vorbereitung sorgt dafür, dass nicht bloß Zeit verschwendet wird, sondern die Ziele des Meetings erreicht werden.

Es darf aber nicht vergessen werden: Wir sind Menschen. Ein schlechter, bisher stressiger Tag oder Probleme im Privaten genügen bereits, sodass es  einem trotz bester Vorbereitung schwerfällt, etwas Sinnvolles im Meeting beizutragen. Das sollte kein Problem darstellen. Das kann man für sich reflektieren und an alle anderen kommunizieren, ohne zu sehr ins Private gehen zu müssen. So erschafft man Verständnis, baut Konflikte ab und reduziert die Wahrscheinlichkeit, Unsachgemäßes zu teilen.

Für alles kann man Verständnis zeigen, sofern man sich als Führungskraft oder Mitarbeiter*in für das Menschliche interessiert. Ebenso sollte von allen Teilnehmer*innen ein Interesse an der Sache gezeigt werden. Wer zur Sache nichts beitragen kann, ist gut beraten, sich in seinen Äußerungen zurückzuhalten, da das Meeting ansonsten nicht den Verlauf nimmt, den es idealer Weise nehmen sollte. Wer sich zur Sache äußern will, sollte das vorbereitet und reflektiert tun. Unter Beachtung dieser zwei Aspekte könnten Meetings viel mehr leisten, als es mehrheitlich der Fall ist, und dazu genutzt werden, dass Sachthemen bearbeitet werden, aber das Menschliche nicht in Vergessenheit gerät.