Woche #6 – Datenmanagement
In Freiwilligenagenturen sammeln sich zahlreiche Daten an, die zuvor erhoben werden müssen. Das können Verträge, Zahlungseingänge und -ausgänge oder Projektdaten sein, vorrangig sind es jedoch personenbezogene Daten von Freiwilligen und Einrichtungen.
Besonders wenn eine Freiwilligenagentur über Jahre wächst, ist darauf zu achten, für Datenstandards zu sorgen. Sollten sich die Standards ändern, weil neue externe Richtlinien darauf Einfluss nehmen oder Prozesse optimiert werden sollten, dann ist dafür zu sorgen, die Standards ebenso für die bisher erhobenen Daten anzuwenden. Ein Beispiel: Wenn ein Erhebungsformular in Zukunft Hobbys von Freiwilligen erfassen soll, um mit diesen Daten bessere Vermittlungsarbeit garantieren zu können, dann sollten die älteren Datensätze ebenso dahingehend ergänzt werden. Ansonsten liegen zwei Datensatzqualitäten vor. Die einen Datensätze weisen mehr brauchbare Daten, die anderen weniger auf, wobei letztere weniger nutzbar sind und irgendwann nur noch zu Karteileichen verkommen.
Gleichermaßen entstehen Schwierigkeiten, wenn Datensätze nicht regelmäßig gepflegt werden. Die Vermittlungsarbeit kann so nicht effektiv und effizient realisiert werden. Beispielsweise können einige Einrichtungen oder Vereine nach Unterstützung für verschiedene Tätigkeiten suchen, aber eine Vermittlung von Freiwilligen lässt sich nicht umsetzen, weil zu den Freiwilligen seit Jahren kein Kontakt gesucht wurde, ihre Kontaktdaten nicht mehr aktuell sind oder sie bereits längst weggezogen sind – das sind nur ein paar von vielen Problemen, die sich ergeben können.
Ohne einheitliche Datenstandards geschieht es des Weiteren schnell, dass verschiedene Formulare und Eingabemasken, aber auch die Beschriftungen von Dateien und Ordnerstrukturen vorliegen. Die Folge ist: Die Datengrundlage ist nicht mehr konsistent und man verschwendet viel Zeit damit, Informationen zu suchen oder zu erstellen, die aktuell benötigt werden. Die operative Arbeit wird so gestört oder kommt gar zum Erliegen.
In Freiwilligenagenturen sind Daten eine der wichtigsten Grundlagen für das operative Geschäft. Ja, das Datenmanagement kann manch einmal trist und monoton sein sowie viel Zeit in Anspruch nehmen. Doch wer dort zu wenig Zeit und Ressourcen investiert, wird die Annehmlichkeiten der Arbeit einer Freiwilligenagentur seltener oder gar nicht erfahren, etwa die Dankbarkeit und Freude der Unterstützten und der Vermittelnden.
