Woche #10 – Ein Projekt auf einer A4-Seite
Wer sich näher mit Projektmanagement auf unternehmerischer Ebene befasst, erfährt früher oder später etwas von einem Projektsteckbrief. Er ist neben dem Business Case eine bedeutende Informationsquelle in der Entwicklungsphase eines Projekts, das heißt, der Phase, in dem die ersten Planungen und Machbarkeitsanalysen gemacht werden, aber längst nicht feststeht, ob das Projekt umgesetzt wird.
Für Freiwilligen-Agenturen kann der Projektsteckbrief in ähnlicher Weise sinnvoll eingesetzt werden. Im Freiwilligen-Zentrum Straubing machen wir ihn uns inzwischen erfolgreich zunutze. Aber nicht nur für die Projektentwicklungsphase ist er interessant.
Ein Projektsteckbrief fasst auf einer A4-Seite alle nötigen Informationen über ein Projekt zusammen, etwa den Projektnamen, Verantwortliche und Kontaktpersonen, die grobe Idee des Projekts, Stakeholder*innen sowie anfallende Kosten oder Erträge. Welche Informationen im Einzelnen hinterlegt werden, kann individuell bestimmt werden. Wichtig ist, sämtliche Informationen auf eine A4-Seite zu bringen. Das sorgt nicht nur für Übersicht, sondern motiviert, nur das Nötigste aufzuführen. Abschweifungen, lange Erklärungen oder sogar doppelte Informationen werden vermieden.
Im Arbeitsalltag sind solche Steckbriefe sehr gut geeignet, um beispielsweise wesentliche Informationen zu rekapitulieren, Mitarbeiter*innen einen ersten Überblick zu verschaffen oder das Projekt auf Vorstandssitzungen und anderen Meetings auf einer PowerPoint-Seite kompakt darzustellen. Aus einem Projektsteckbrief lassen sich auch bequem all diejenigen Informationen entnehmen, die man für die externe Kommunikation benötigt. Eine Vorstellung des Projekts auf der Website oder innerhalb eines Presseartikels ist so leicht erstellt.
Kombiniert man den Projektsteckbrief mit einem Verlaufsdiagramm über die einzelnen Arbeitsschritte des Projekts sowie einer Retrospektive, um Erfahrungen aus dem Projekt zu hinterlegen, hat man drei einfache Werkzeuge aus der Wirtschaft in der Hand, um die eigene Freiwilligen-Agentur zu professionalisieren und aus ihr eine lernende Organisation zu machen.
